Stel grenzen en creëer vrijheid voor jezelf (deze zomer) met jawel: een autoresponder – ook wel een out-of-office mail. Misschien zelfs als je wel ‘in office’ bent ;-). In dit blog deel ik tips + uitleg rondom het gebruik van een autoresponder.

De waarde van een auto-responder / out of office mail

Een auto responder is een ontzettend waardevolle tool voor het managen van verwachtingen, het beschermen van grenzen, maar ook kun je het bijvoorbeeld inzetten als marketing tool. Als het je om de eerste twee functies gaat (managen van verwachtingen / beschermen van grenzen – oftewel: vrij kunnen nemen, of in ieder geval minder druk voelen om direct te reageren), kun je kiezen voor een simpele automatische mail waarin je aangeeft niet of langzamer te reageren tot je vakantie voorbij is.

Maar weet dat je er ook voor kan kiezen om de hele zomer, of zelfs het hele jaar door een auto responder in te stellen – waarin je aangeeft op dat de mail is aangekomen, vertelt wanneer de lezer antwoord kan verwachten en bijvoorbeeld linkt naar waardevolle content zoals blogposts, een podcast aflevering of serie van jouw hand, of een brochure die je direct wilt meesturen. In dit laatste geval managed de mail nog steeds verwachtingen en beschermd deze grenzen, máár we voegen een belangrijke extra touch toe door iemand direct wel te verwijzen naar waardevolle content. Dit voelt enorm klantgericht, en zorgt ervoor dat iemand die enthousiast is over jouw merk / diensten of producten wél op korte termijn actie kan ondernemen – zelfs als jouw antwoord langer duurt dan normaal, of dat van anderen. Het valt op. En dat is marketing technisch dan weer super slim.

Zo zie je dat een auto responder niet alleen efficiënt en tijdsbesparend kan zijn, maar jou ook meer vrijheid geeft, klantgericht is én op marketinggebied een slimme zet kan zijn.

Voorbeeld van een auto-responder waarin je waarde deelt / verwijst naar informatie

Zo stel je jouw autoresponder in

Om een autoresponder in te stellen, zijn er verschillende opties, afhankelijk van je e-mailprovider of het platform dat je gebruikt. In de meeste e-mailclients en -services, zoals Gmail, Outlook of Mailchimp, kun je naar de instellingen gaan en een ‘out-of-office’ of ‘automatisch antwoord’ functie vinden. Hier kun je de periode van afwezigheid instellen, en een aangepaste boodschap typen en andere details opgeven.

Vergeet niet om je autoresponder te testen voordat je deze activeert om er zeker van te zijn dat alles correct werkt. Als je gebruikmaakt van een e-mailmarketing service zoals Convertkit, Flodesk of Mailchimp, kun je ook gebruikmaken van geavanceerdere automatiseringsopties om specifieke triggers in te stellen voor het verzenden van automatische reacties op basis van ontvangen e-mails. Op die manier kun je bijvoorbeeld een andere mail laten sturen naar iemand die je contactformulier invult, dan iemand die ‘gewoon’ een mail stuurt.

7 tips voor een goede auto responder

Tip 1: Maak het persoonlijk.

Houd de schrijfstijl van je automatische reply mail persoonlijk, en voeg als je wil en het bij je merk past bijvoorbeeld ook een foto van jezelf toe, om direct een persoonlijke connectie te maken, zélfs met een automatische mail.

Tip 2: Link naar de juiste resources die passen binnen jouw customer journey

Logisch natuurlijk – maar je dient goed na te denken over waar je potentiële klanten wilt heen verwijzen. In het voorbeeld hierboven verwijs ik bijvoorbeeld naar een brochure, maar het kan ook goed zijn dat je dat níet wilt doen omdat je eerst nog wat meer informatie van een geïnteresseerde wilt hebben voordat je die info deelt. Of: misschien wil jij voor jouw dienst wel direct verwijzen naar een Calendly link waar direct een call geboekt kan worden. Jij maakt de regels.

Tip 3: Schep de juiste verwachtingen

Geef aan welke dagen je je mail checkt en / of hoe lang het duurt voordat iemand een antwoord kan verwachten.