raisa zwart | education

Coaching & online leermiddelen voor creatieve ondernemers

contact

Ondernemen

Ondernemen in de zomer: 5 tips voor een goede auto responder

Ondernemen in de zomer: 7 tips voor een goede auto responder mail
Ik ben Raisa,

Search

business coach voor creatieve ondernemers die klaar zijn voor de volgende stap binnen hun bedrijf.

hey there

Minitraining Starten met Printen on Demand

meer info

Bekijk hier alle blogs over creativiteit

TOp categories

Bekijk hier al mijn persoonlijk blogs

Bekijk hier alle blogs over reizen

Bekijk hier alle blogs over ondernemen

Stel grenzen en creëer vrijheid voor jezelf (deze zomer) met jawel: een autoresponder – ook wel een out-of-office mail. Misschien zelfs als je wel ‘in office’ bent ;-). In dit blog deel ik tips + uitleg rondom het gebruik van een autoresponder.

 

De waarde van een auto-responder / out of office mail

 

Een auto responder is een ontzettend waardevolle tool voor het managen van verwachtingen, het beschermen van grenzen, maar ook kun je het bijvoorbeeld inzetten als marketing tool. Als het je om de eerste twee functies gaat (managen van verwachtingen / beschermen van grenzen – oftewel: vrij kunnen nemen, of in ieder geval minder druk voelen om direct te reageren), kun je kiezen voor een simpele automatische mail waarin je aangeeft niet of langzamer te reageren tot je vakantie voorbij is.

Maar weet dat je er ook voor kan kiezen om de hele zomer, of zelfs het hele jaar door een auto responder in te stellen – waarin je aangeeft op dat de mail is aangekomen, vertelt wanneer de lezer antwoord kan verwachten en bijvoorbeeld linkt naar waardevolle content zoals blogposts, een podcast aflevering of serie van jouw hand, of een brochure die je direct wilt meesturen. In dit laatste geval managed de mail nog steeds verwachtingen en beschermd deze grenzen, máár we voegen een belangrijke extra touch toe door iemand direct wel te verwijzen naar waardevolle content. Dit voelt enorm klantgericht, en zorgt ervoor dat iemand die enthousiast is over jouw merk / diensten of producten wél op korte termijn actie kan ondernemen – zelfs als jouw antwoord langer duurt dan normaal, of dat van anderen. Het valt op. En dat is marketing technisch dan weer super slim.

Zo zie je dat een auto responder niet alleen efficiënt en tijdsbesparend kan zijn, maar jou ook meer vrijheid geeft, klantgericht is én op marketinggebied een slimme zet kan zijn.

 

Voorbeeld van een auto-responder waarin je waarde deelt / verwijst naar informatie

 

 

Zo stel je jouw autoresponder in

 

Om een autoresponder in te stellen, zijn er verschillende opties, afhankelijk van je e-mailprovider of het platform dat je gebruikt. In de meeste e-mailclients en -services, zoals Gmail, Outlook of Mailchimp, kun je naar de instellingen gaan en een ‘out-of-office’ of ‘automatisch antwoord’ functie vinden. Hier kun je de periode van afwezigheid instellen, en een aangepaste boodschap typen en andere details opgeven.

Vergeet niet om je autoresponder te testen voordat je deze activeert om er zeker van te zijn dat alles correct werkt. Als je gebruikmaakt van een e-mailmarketing service zoals Convertkit, Flodesk of Mailchimp, kun je ook gebruikmaken van geavanceerdere automatiseringsopties om specifieke triggers in te stellen voor het verzenden van automatische reacties op basis van ontvangen e-mails. Op die manier kun je bijvoorbeeld een andere mail laten sturen naar iemand die je contactformulier invult, dan iemand die ‘gewoon’ een mail stuurt.

 

7 tips voor een goede auto responder

 

Tip 1: Maak het persoonlijk.

Houd de schrijfstijl van je automatische reply mail persoonlijk, en voeg als je wil en het bij je merk past bijvoorbeeld ook een foto van jezelf toe, om direct een persoonlijke connectie te maken, zélfs met een automatische mail.

 

Tip 2: Link naar de juiste resources die passen binnen jouw customer journey

Logisch natuurlijk – maar je dient goed na te denken over waar je potentiële klanten wilt heen verwijzen. In het voorbeeld hierboven verwijs ik bijvoorbeeld naar een brochure, maar het kan ook goed zijn dat je dat níet wilt doen omdat je eerst nog wat meer informatie van een geïnteresseerde wilt hebben voordat je die info deelt. Of: misschien wil jij voor jouw dienst wel direct verwijzen naar een Calendly link waar direct een call geboekt kan worden. Jij maakt de regels.

 

Tip 3: Schep de juiste verwachtingen

Geef aan welke dagen je je mail checkt en / of hoe lang het duurt voordat iemand een antwoord kan verwachten.

 

Tip 4: Communiceer (mits van toepassing) alternatieve contactpersonen

Zelf verwijs ik bijvoorbeeld naar mijn VA. Zij beheert altijd mijn mailbox en beantwoord de meeste mails, maar tijdens mijn vakanties benoem ik dit specifiek, om ook weer verwachtingen te managen.

 

Tip 5: Test je autoresponder

Ik zei het eerder al even – maar test altijd je autoresponder. Mail even naar jezelf, vul je contactformulier in, check of je de mail ontvang en of alle linkjes correct werken.

 

Geniet van de zomer / jouw vakantie!

Je hebt het verdiend. Geniet ten volste, en de kans is groot (zeker met de auto-responder) dat je zult merken dat geïnteresseerden best iets langer op jouw vervolgmail kunnen wachten, én dat je na je vakantie weer vol hernieuwde energie en met nieuwe ideeën aan de slag kunt.

PS: wil je deze zomer jouw creativiteit, gevoel van vrijheid, money mindset én inspiratie een extra boost geven? Ik stel je graag voor aan mijn Summer Journal. Of beter gezegd, jouw Summer Journal:
 
Ik zie je al helemaal zitten op het strand, in de bergen of simpelweg in het comfort van je eigen huis – schrijvende vanuit inspiratie en rust. Vraag voor vraag worden er nieuwe doelen en dromen duidelijk, kom je erachter welke dingen jou tegenhouden in je groei, werk je aan je money mindset en je gevoel van vrijheid. En dat alles op jouw eigen tempo en manier.

 

Soms is alles namelijk dat je nodig hebt voor groei, een mooi besef moment of intense dankbaarheid…. de juiste vraag.

 

En dat is waarmee deze Summer Journal je helpt. Voor maar 9 euro download je jouw exemplaar!

 

 

Fotograaf. Ondernemer. Mentor. Introvert. Avonturier. surfer. 

Ik ben Raisa: mentor voor creatieve ondernemers die willen ondernemen & leven op hun eigen voorwaarden.

Mijn ondernemersreis begon toen ik mijn rechtenstudie vaarwel zei en me volledig stortte op mijn passie voor fotografie. Het veranderde alles. Ik groeide uit tot succesvol ondernemer in de trouwbranche, startte & verkocht een grote ondernemerscommunity, werd locatie-onafhankelijk en verloor mijn hart aan Costa Rica dat inmiddels officieel mijn 2e thuis is. 

Via online trainingen & coaching geef ik mijn kennis en ervaring van de afgelopen
dertien jaar door om jou steeds meer vrijheid laten ervaren binnen je bedrijf en leven. 

Lees mijn verhaal

Strategisch Plannen

Leer beter plannen, werk je doelen strategisch uit tot actiestappen, werk productief en maak met jouw masterplan van 2024 een ongekend succes. 

Vertel me meer!  →

luister de 

Raisa Zwart Podcast

Fan van podcasts? Ik ook! Elke twee weken maak ik een nieuwe aflevering van de Raisa Zwart Podcast. Ik deel er mijn verhalen, ervaringen, kennis en stappenplannen.

Of lees verder op mijn

Blog

Hier deel ik kennis, ervaringen en inspiratie rondom ondernemerschap, creativiteit, persoonlijke ontwikkeling, remote werken en reizen. Enjoy! 

RAISA ZWART PODCAST
BLOG

Vergroot jouw expert status als ondernemer

gratis challenge

in 5 stappen