Productief werken is geen rocket science, maar het kan zeker een uitdaging zijn en is een ongoing proces. Het ene seizoen gaat het beter dan het andere, en soms heb je gewoon een goede reminder, herhaling of nieuw inzicht nodig om de boel weer even strak te trekken. In dit blog geef ik je een aantal manieren om gemakkelijker jouw productiviteit te verhogen.
PS: wil je deze informatie liever als podcast beluisteren kan dat hier op Spotify, of hier via Apple Podcasts.
Productiviteit gaat voor mij niet om zoveel mogelijk doen in zo min mogelijk tijd, maar veel meer om bewust prioriteiten stellen, de juiste dingen doen, die efficiënt maar niet gehaast doen en zo vooruit te komen.
Om productief te werken helpt het natuurlijk enorm om strategisch te zijn en doelen te stellen. Het hebben van duidelijke, concrete en motiverende doelen geeft je het gevoel dat je weet wat je doet en dat je toewerkt naar jouw toekomstvisie. Dit maakt het makkelijker om gedisciplineerd te werken. Reflectiemomenten houden je scherp. Nee zeggen geeft je voldoende tijd en ruimte, en dit alles geeft je zelfvertrouwen een enorme boost. Het leidt allemaal tot meer productiviteit en effectiviteit.
Daarnaast zijn er ook nog een aantal productivity hacks die je kunt gebruiken om meer en vooral beter werk gedaan te krijgen. Zie het als trucjes die alleen werken als de basis goed staat, maar dan zeker wel jouw werkdagen extra fijn, leuk en waardevol kunnen maken.In dit blog bespreek ik 3 van dat soort snelle tips / hacks die jou zullen helpen om meer gedaan te krijgen in minder tijd, zonder dat je jezelf daarbij uitput of overweldigd raakt.
Valkuil bij de tips en dit onderwerp is trouwens dat je de hacks hoort en denkt: dit heb ik eerder gehoord, dit weet ik al, en dat je de informatie daarmee afdoet als niet nodig, te herhalend of overbodig. Dat hoeft niet, maar het kan. Vaak weten we namelijk veel meer dan dat we doen. Dus ja, de hacks zijn simpel, maar dat betekent vaak niet dat je ze al 100% implementeert. In ieder geval niet als je voelt dat het beter kan. Zelf merk ik ook dat ik af en toe van de koers afwijk, dat ik dingen die goed voor me werken, zoals de hacks die ik meegeef, vergeet te doen, of bewust niet doe, terwijl ik weet dat het beter is. Beetje makkelijk wordt als het ware. Misschien herken je dat misschien zelf ook wel, en kunnen de volgende tips de boost zijn die je weer op het juiste pad zet.
Maak je to-do’s concreet, behapbaar en actief
Een valkuil bij het maken van to-do lijsten is dat ze vaak te vaag zijn of te veelomvattend. Hierdoor kan het overweldigend worden en is de kans groot dat er uiteindelijk niets van de lijst wordt afgevinkt. Om dit te voorkomen is het belangrijk om de taken concreet en behapbaar te maken. Dit kan bijvoorbeeld door de taken op te delen in kleine stappen of door een specifieke deadline te stellen voor elke taak. Daarnaast is het goed om de taken actief te formuleren. In plaats van “e-mails beantwoorden” kun je bijvoorbeeld noteren “antwoorden op de belangrijke e-mails van deze ochtend”. Op deze manier wordt het duidelijker wat er precies moet gebeuren en voelt het behapbaarder en minder overweldigend.
Nog een paar voorbeelden:
1. In plaats van “een blog schrijven”, kun je noteren “een concept maken voor het blog over de impact van kunst op de samenleving”.
2. In plaats van “een presentatie voorbereiden”, kun je noteren “de slides voor de presentatie van morgen maken en uploaden”.
Dit werkt trouwens ook privé:
1. In plaats van “sporten”, kun je noteren “30 minuten joggen en daarna 20 minuten yoga om flexibiliteit en kracht op te bouwen”.
2. In plaats van “boodschappen doen”, kun je noteren “inkopen doen voor het avondeten van vanavond”.
Klein verschil, groot resultaat. Omdat je direct al de taak goed formuleert, wordt je gedwongen na te denken over wat er belangrijk is en waar je moet beginnen. Als je telkens pas moet bedenken wat er belangrijk is als de to-do aan de beurt is, vertraagt dat je werkdag en kan het zo’n enorme drempel opwerpen dat je al niet eens begint.
Werk maximaal 5 x 1 uur op een dag
Productiviteit draait voor mij niet om zo veel mogelijk uren maken. Sterker nog, mijn eigen focus ligt op steeds minder uren maken terwijl ik meer impact maak en mezelf steeds blijf uitdagen om buiten mijn comfort zone te stappen en volop mijn leven blijf leven.
Een van de belangrijkste inzichten van de afgelopen jaren is voor mij dat je eigenlijk maar vijf uur op een dag gefocust kunt werken. Dit is iets dat ik onder andere leerde uit het boek “De 5AM club“, waarin wordt verteld dat werken van 9 tot 5 een overblijfsel is vanuit de industriële revolutie. Het is gebaseerd op lichamelijk, repetitief werk en niet op creatief werk en ander werk dat vooral in je hoofd gebeurt. In het boek wordt een methode naar voren geschoven waarbij je slechts maximaal 5 x 1 uur werkt op een dag, maar dan wel écht gefocust. Dat betekent: telefoon weg, mail uit als je die niet gebruikt, van tevoren bepalen wat je gaat doen, een wekker aan voor 60 minuten en gaan. Na de 60 minuten neem je minimaal 10 minuten pauze voordat je aan het volgende blok begint.
Toen ik net met deze methode begon, voelde het revolutionair. Ik kreeg meer gedaan in een dag dan ooit, hield meer vrije tijd over en kwam erachter dat ik inderdaad ook niet meer dan vijf uur op een dag gefocust kan werken. Daarna was ik moe. Voorheen maakte ik dagen van 8 tot 10 uur en kreeg ik minder gedaan. Blijkbaar gaat je brein uiteindelijk zo vaak op zoek naar afleiding en switch je zo vaak tussen taken dat al die tijd bovenop de vijf uur eigenlijk verloren is. Dit is voor mij echt de meest waardevolle productiviteitshack ooit, en ik hoop dat die voor jou ook een verschil mag maken.
Vragen die ik er vaak over krijg zijn:
– Moet je die uren + pauzes aaneengesloten maken? Nee, ik verdeel ze vaak in 2 of 3 blokken over mijn dag.
– Stop je dan echt met een taak als de wekker gaat, ook als je er lekker in zit? Soms wel, soms ga ik nog 10 minuten extra door, maar daarna moet ik wel echt stoppen. Ga ik langer door, dan merk ik dat ik uiteindelijk de uren erna moeite heb om te focussen. Maar experimenteer vooral zelf om te kijken wat je fijn vindt.
– Wat als je afspraken hebt die langer duren dan een uur? Dan kan je dit inderdaad niet doen, maar dat is oké. Zet het in wanneer het logisch is.
Deel je week in met thema dagdelen of dagen
Switchen tussen taken kost veel energie en tijd en kan je tot wel 40% minder productief maken. Een manier om te voorkomen dat je veel moet switchen tussen taken is het werken met thema blokken, dagdelen of dagen. Dit betekent dat je bepaalde taken bundelt en ze alleen doet tijdens bepaalde momenten van de dag of week.
Bijvoorbeeld, je zou maandagochtend kunnen besteden aan het plannen van de week en het maken van content, terwijl je dinsdagochtend besteedt aan het beantwoorden van e-mails en administratieve taken doet. Door op deze manier te werken, kan je jezelf trainen om efficiënter te werken, omdat je niet steeds hoeft te switchen tussen verschillende taken en bijbehorende mentale sets. Deze thema dagdelen en dagen helpen veel ondernemers ook met het stellen van de juiste prioriteiten. De meeste van ons hebben, zeker als je klantenstroom goed op gang is gekomen, altijd wel werk voor klanten liggen. De grote valkuil is telkens klantwerk voor laten gaan, en daarmee bijvoorbeeld marketing, projecten, stukje aan je bedrijf werken telkens laten liggen, waardoor je niet kunt groeien of je bedrijf misschien wel de verkeerde kant op groeit omdat jij het niet leidt. Als je duidelijk hebt wanneer je klantwerk doet en wanneer je andere dingen doet, én jezelf traint om je aan die verdeling te houden, wordt die balans veel gezonder en maakt het je bedrijf sterker.
Daarnaast kan het werken met thema dagen of dagdelen ook helpen om je werk en privéleven beter in balans te houden. Bijvoorbeeld, je zou ervoor kunnen kiezen om de ochtenden te reserveren voor werkgerelateerde taken en de middagen voor persoonlijke afspraken of hobby’s. Door deze scheiding aan te brengen, kan je beter prioriteiten stellen en voorkomen dat werk en privéleven door elkaar lopen. Kortom, het werken met thema blokken, dagdelen of dagen kan een handige methode zijn om je werkdag efficiënter te maken en je werk en privéleven beter in balans te houden. Probeer verschillende opties uit en kijk wat het beste werkt voor jouw persoonlijke situatie.
Ik hoop dat je wat hebt gehad aan bovenstaande tips en weer met frisse energie aan de slag kunt. Vergeet niet om jouw prioriteiten op orde te houden en om jezelf niet te overweldigen met taken die je eigenlijk helemaal niet hoeft te doen. Reflecteer regelmatig, blijf schrappen en automatiseer waar je kunt. Want uiteindelijk is productiviteit niet alleen het afvinken van takenlijstjes, maar ook het vinden van een balans tussen werk en rust.
Mocht je meer willen leren over doelen stellen, prioriteiten bepalen en benieuwd zijn naar mijn framework rondom dit alles, check dan zeker even mijn training Strategisch Plannen waarin ik je help om echt de leiding te pakken over jouw bedrijf en efficiënt toe te werken naar het bedrijf en leven van je dromen. Als ik dat wat concreter maak: denk aan voldoende klanten, de juiste klanten, fijne werkdagen die je inspireren, goede werk / privé balans, weten wat je doet en waarom je het doet, en daardoor de juiste keuzes kunnen maken.
Relevante boeken rondom productiviteit
Signature training Strategisch Plannen
Niet langer geleefd te worden door je bedrijf? Beter te leren plannen? Je productiviteit extreem verhogen? Ontdekken wat je écht wil, maar vooral ook weten welke praktische stappen je kunt zetten om dichterbij dat droombedrijf en leven te komen?
Schrijf je hier in voor Strategisch Plannen
Of download de freebie ‘jouw ideale werkdag‘.
Summer Journal
De Summer Journal is een PDF en helpt je aan de hand van vragen en opdrachten (ook wel journal prompts genoemd) om een moment van dankbaarheid, trots of reflectie toe te voegen aan jouw (zomer)dag.
Deze kun je hier aanschaffen voor maar 9 euro
Software om je productiviteit te verhogen
Notion is een krachtige tool voor het organiseren en beheren van projecten en workflows. Het biedt verschillende tools zoals databases, takenlijsten en kalenders, en laat jou zo jouw eigen systeem van notities creëeren. Ik kan niet meer zonder en verzamel er mijn doelen, projecten, to-do’s, mijn content en nog veel meer.
Meld je gratis aan voor Notion
Dit template gebruik ik voor het plannen van mijn content
Dit template gebruik ik voor mijn doelen en projecten
Dit blog bevat affiliate links.
